Avis relatif à la protection des renseignements personnels (PRP)
Objet
Cet avis décrit les politiques et les pratiques de protection des renseignements personnels appliquées par la Ville de Saint-Lin-Laurentides (ci-après la « Ville ») en lien avec ce service (ci-après le « Service »).
Consentement général
En accédant au Service, vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation de renseignements personnels selon les conditions décrites dans le présent avis. Si vous ne consentez pas à ces termes, veuillez ne pas utiliser le site.
Renseignements personnels recueillis
Les renseignements, qui concernent une personne physique (ci-après l’« Usager ») et qui permettent de l’identifier, directement ou indirectement, sont des renseignements personnels (« RP »).
La Ville collecte seulement les RP qui sont nécessaires aux fins de l’utilisation du Service. À l’exception de contextes spécifiques (décrits ci-après), le Service ne requiert ni ne collecte aucun RP permettant d’identifier directement un Usager.
La collecte de RP ne permettant pas l’identification d’un Usager se limite aux informations suivantes :
Adresse IP
Fureteur et système d’exploitation
Horaire et durée de l’utilisation
Contextes spécifiques
La Ville peut demander à l’Usager de fournir des RP permettant de l’identifier afin de procéder au traitement dans un contexte nécessitant l’identification de l’Usager. Le cas échéant, la Ville présente de manière explicite les RP devant être fournis et leur usage afin que l’Usager puisse consentir de manière explicite à la collecte de ces RP.
Exemples de contextes spécifiques :
Création d’un compte;
Dépôt d’une candidature;
Demande d’information;
Inscription à une liste de diffusion.
Les RP collectés dans un contexte spécifique sont traités par des règles qui assurent leur destruction ou leur anonymisation, totale ou partielle, lorsque le délai prescrit par le processus du traitement du contexte est atteint.
Un compte Usager, lorsqu’applicable, peut être supprimé de manière autonome, à tout moment, par le détenteur du compte, ce qui entrainera une destruction intégrale et irrévocable des RP le concernant. Si un Usager n’est pas habileté à supprimer son compte par lui-même, il peut en faire la demande à la Ville qui s’engage à procéder à la suppression dans les plus brefs délais.
Utilisations
La Ville collecte, utilise et communique les RP pour les fins suivantes :
La création et la gestion d’un compte d’utilisateur pour le Service;
L’authentification et la gestion de l’accès et de l’utilisation du Service;
Répondre et traiter les demandes de l’utilisateur;
La personnalisation des préférences d’abonnement de l’utilisateur au Service;
La transmission des avis selon les préférences de l’utilisateur du Service.
Mode de collecte et consentement
Les RP sont recueillis directement auprès de l’Usager. Les RP fournis doivent être exacts, complets et à jour.
La Ville obtient votre consentement à la collecte, l’utilisation et la communication de vos RP ou se prévaut d’une exception applicable.
Retrait de consentement
Il ne sera généralement pas possible de retirer votre consentement à l’utilisation de vos RP pour la gestion et l’administration du Service par la Ville. En effet, les utilisations des RP recueillis qui sont décrites ci-dessus sont requises aux fins de la gestion et de l’exploitation du Service. Ainsi, bien que vous soyez en droit de retirer votre consentement à l’utilisation de vos RP, le cas échéant, la Ville ne sera plus en mesure de vous donner accès au Service.
Accès et Communications
Vos RP sont accessibles seulement aux membres du personnel de la Ville qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.
Le Service peut inclure des hyperliens vers d’autres sites Internet de tiers, lesquels sont indépendants du présent Service. La Ville n’est pas responsable du contenu et des politiques de ces sites. La Ville vous recommande de prendre connaissance des politiques de ces sites avant de les utiliser. Les informations personnelles que vous transmettez par l'intermédiaire de ces sites de tiers seront assujetties à la politique de protection des renseignements personnels de ces derniers.
De façon exceptionnelle, la Ville peut également donner accès ou communiquer vos RP à des tiers, dont des fournisseurs de services, dans le cadre et aux fins de l’exécution de contrats de services, ou à des autorités publiques, par exemple :
Une personne agissant pour vous avec votre consentement;
Nos fournisseurs de services, dont l’entreprise qui gère le Service;
Un organisme public chargé d’enquête ou d’application de la loi, dont les autorités de poursuite criminelle et pénale;
La Commission d’accès à l’information (autorité de contrôle en matière de protection des renseignements personnels) et à toutes les personnes autorisées à les obtenir selon la loi.
La Ville ne loue, ne vend et n’échange pas vos RP.
Conservation/Destruction/Localisation
La Ville conserve vos RP pendant la durée nécessaire aux utilisations pour lesquelles ils ont été recueillis et pour les durées de conservation légales applicables, ce qui peut parfois justifier des durées de conservation plus longues. La destruction ou l’anonymisation (retrait des renseignements permettant d’identifier une personne) sont effectuées de façon sécuritaire.
La Ville utilise des systèmes et des fournisseurs de services en technologie qui permettent d’assurer la conservation sécuritaire de vos RP de façon à maintenir leur confidentialité.
Vos RP sont conservés au Québec.
Témoins de navigation et Google Analytics
Témoins de navigation
Des témoins de navigation (couramment appelés « cookies ») sont utilisés pour faciliter et optimiser votre navigation sur le Service. Les témoins sont constitués de fichiers qui sont téléchargés et enregistrés sur un appareil utilisé pour la navigation sur Internet. Les témoins utilisés par la Ville ne permettent pas de collecter des RP au sujet des utilisateurs.
La plupart des fureteurs utilisés pour accéder à Internet acceptent par défaut les témoins. Un utilisateur peut, à tout moment, modifier les paramètres de confidentialité de son navigateur afin de bloquer les témoins ou effacer ceux qui sont déjà enregistrés. Cette action n’empêche pas l’accès au Service, mais peut avoir une incidence sur la performance de celui-ci durant votre visite.
Google Analytics
La Ville a recours à des outils d’analyse (Google Analytics) pour son Service. Ces outils permettent la collecte, l’analyse, la mesure et la présentation de données sur les visites effectuées, dans le but de comprendre et d’optimiser l’utilisation du Service.
La Ville conserve ce type d’information pour comptabiliser, entre autres :
Le nombre de visiteurs;
Les pages les plus fréquentées;
La technologie utilisée par la clientèle de son Service;
Les sites référents;
Le pays d’origine des utilisateurs du Service.
Sécurité
La Ville applique des mesures de sécurité proportionnelles au degré de sensibilité de vos RP afin d’en préserver la confidentialité.
La Ville utilise notamment le chiffrement pour préserver la confidentialité des informations qui transitent entre l’appareil d’un utilisateur et le Service.
La Ville applique également des mesures administratives et physiques aux fins de préserver la sécurité de vos RP.
Même si la Ville applique des mesures de sécurité adéquate pour protéger vos RP et réduire les risques d’atteinte, la Ville ne peut garantir à 100 % que vos RP ne feront pas l’objet d’une atteinte à la confidentialité ou à l’intégrité en cas de violation de nos mesures de sécurité. Si vous avez des raisons de croire que vos RP ont été compromis en utilisant le Service, veuillez communiquer avec le bureau du responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent ci-dessous.
Responsable de la protection des renseignements personnels : Mme Marie-Pier Bélanger, greffière adjointe et responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
Vos droits
La Ville respecte les droits qui vous sont reconnus par la loi à l’égard de vos RP et applique ainsi des procédures permettant de traiter les demandes suivantes :
Accès et rectification de vos renseignements personnels
Vous pourrez consulter les RP que la Ville a collectés ou obtenus sur vous dans le cadre de l’utilisation du Service, vérifier leur exactitude et les modifier si nécessaire, sous réserve toutefois d’exceptions prévues dans la loi. Les demandes d’accès et de rectification sont gratuites. Toutefois, des frais raisonnables pourront vous être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos RP. Votre demande d’accès ou de rectification devra être transmise au bureau du responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées qui se trouvent ci-dessous et sera traitée conformément aux exigences applicables.
Responsable de la protection des renseignements personnels : Mme Marie-Pier Bélanger, greffière adjointe et responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
Traitement automatisé
Si la Ville met en place un processus de prise de décision qui est fondée exclusivement sur un traitement automatisé (sans intervention humaine) de RP, et qui s’appuie uniquement sur un algorithme, vous en serez informé; vous serez également avisé de votre droit de présenter vos observations à l’égard de cette décision.
Portabilité
Vous pourrez obtenir, sur demande, une copie des renseignements personnels qui ont été collectés ou obtenus sur vous dans le cadre de l’utilisation du Service. En l‘absence de difficultés pratiques sérieuses, vous pourrez demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Question ou plainte
Toute question à l’égard de vos RP ou plainte doit être acheminée au bureau du responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent ci-dessous.
Responsable de la protection des renseignements personnels : Mme Marie-Pier Bélanger, greffière adjointe et responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
Coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels
En l’absence de désignation par la Ville, le plus haut dirigeant de la Ville agit à titre de responsable de la protection des renseignements personnels.
Modification
La Ville peut périodiquement modifier le contenu du présent avis. Le cas échéant, une mention à cet effet sera affichée sur son site Internet.
Mise à jour : 21 septembre 2023
Politique d'utilisation du robot conversationnel (Assistant municipal intelligent)
Objectif et portée
L'Assistant municipal intelligent est conçu pour faciliter l'accès des citoyens aux services municipaux, règlements locaux, loisirs, et procédures de permis. Cette politique d'utilisation a pour objectif de clarifier les termes et conditions d'interaction avec l'Assistant municipal intelligent.
Confidentialité des données et protection des renseignements personnels
Ne transmettez pas de renseignements personnels: Il est essentiel de ne pas transmettre de renseignements personnels lors de vos interactions avec l'Assistant municipal intelligent. Si votre question nécessite une identification personnelle, veuillez contacter la Ville directement aux coordonnées fournies.
Collecte et utilisation des données
Données saisies par l'utilisateur: L'Assistant municipal intelligent collecte uniquement les données qui sont explicitement fournies par les utilisateurs durant leur interaction avec l'assistant virtuel.
Pas de collecte de données supplémentaires: L'Assistant municipal intelligent ne recueille pas de données de navigation, d'emplacement, ou tout autre type de renseignements autres que ceux saisis par vous, l'utilisateur, durant la discussion.
Utilisation des données: Les données collectées sont utilisées exclusivement pour l'analyse et l'optimisation de ce service. Elles sont anonymisées et conservées en conformité avec notre politique de confidentialité et les lois applicables en matière de protection des données.
Anonymisation et conservation des données
Anonymisation: Toutes les données transmises sont anonymisées pour garantir la confidentialité de votre identité.
Conservation: Les données anonymisées sont conservées un maximum de 365 jours pour des fins d'analyse et d'optimisation des réponses fournies par l'Assistant municipal intelligent et de sa compréhension des questions.
Responsabilités et limites du Chatbot
Fourniture de liens: L'Assistant municipal intelligent se concentre sur la fourniture d'informations exactes en incluant des liens vers des sources d'information fiables lorsque possible.
Non-création de contenu: L'Assistant municipal intelligent se base uniquement sur des données officielles fournies par la municipalité et ne crée pas de contenu propre.
Domaines d'expertise: L'Assistant municipal intelligent est limité à fournir des informations sur les services et régulations municipales. Pour des questions hors de ce domaine, il est recommandé de contacter les autorités compétentes.
Consentement
En utilisant l'Assistant municipal intelligent, vous acceptez de vous conformer à cette politique d'utilisation et consentez à l'anonymisation et à la conservation de vos données dans le but d'améliorer ce service.
Clause de non-responsabilité
La Ville de Saint-Lin-Laurentides ne peut être tenue responsable des erreurs ou omissions dans les réponses fournies par l'Assistant municipal intelligent. Les utilisateurs sont encouragés à vérifier les informations auprès de sources officielles ou de contacter la Ville pour des conseils spécifiques.
Vérification avec les sources Officielles
Bien que l'Assistant municipal intelligent s'efforce de fournir des informations exactes, nous recommandons aux utilisateurs de toujours consulter les sources officielles et les documents légaux pour des informations les plus précises et à jour.
Limite de responsabilité
La Ville de Saint-Lin-Laurentides n'est pas responsable des actions prises sur la base des informations fournies par l'Assistant municipal intelligent.
Mise à jour des informations
Les réponses et les directives fournies par l'Assistant municipal intelligent sont sujettes à changement. Il incombe à l'utilisateur de consulter régulièrement cette politique d'utilisation pour toute mise à jour.